Gestione documentale: vantaggi

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Gestione documentale: vantaggi

Scannerizzare, catalogare, conservare. Basta questo per parlare di gestione documentale in un ufficio o in uno studio professionale?

La digitalizzazione ha aiutato notevolmente i fanatici dell’ordine. Nell’ambito della gestione documentale, infatti, possono contare oggi su un doppio sistema di consultazione:

  • quello classico e cartaceo
  • quello computerizzato, spesso più veloce.

Per le grandi realtà e per chi lavora soprattutto con documenti, come gli avvocati ad esempio, la gestione dell’archivio è uno step fondamentale. Non si tratta quindi solo di ordine, ma di una vera e propria necessità che può facilitare notevolmente il lavoro.

Pensiamo alla mole di fogli che ogni giorno passano davanti agli occhi di un avvocato. Dichiarazioni, codici, leggi, pratiche, atti, sentenze. Una miriade di documenti che devono trovare un ordine non solo chiaro, ma anche semplice da riprendere in qualsiasi momento. Tutto questo grazie ad una ricerca ben strutturata che faccia risparmiare tempo e renda il lavoro più fluido.

Dall’avvento dei computer, intorno agli anni ‘90, la potenzialità dei software di gestione documenti è apparsa subito chiara a tutti coloro che lavorano in studi professionali. La possibilità di trovare un documento con un solo click ha trasformato il lavoro delle segreterie e degli assistenti, a fronte di una più celere classificazione e catalogazione studiata appositamente per ogni specifico settore.

Valore legale

Dal 2004, inoltre, per una legge specifica della Pubblica Amministrazione, i documenti informatici hanno acquisito un valore legale pari ai documenti cartacei da cui provengono attraverso un processo di scannerizzazione. Un enorme passo in avanti, considerato che, in questo modo, possono arrivare più velocemente alle controparti interessate, evitando i tempi di consegna e di spedizione dei documenti – e i costi, d’altronde.

Un’ottimizzazione, questa, che riguarda l’intero ciclo di gestione di un documento, dalla ricezione dei documenti provenienti dall’estero alla catalogazione, approvazione e archiviazione degli stessi. Senza contare, peraltro, i vantaggi della condivisione: con i software che includono un cloud, oggi è possibile consultare codici, annotazioni e documenti da qualunque postazione, a patto di avere un servizio di rete internet e un app installata sul proprio smartphone o tablet.

Lavorare diventa molto più semplice, con il giusto programma di gestione documenti.