Come organizzare lo studio legale

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Come organizzare lo studio legale

Lavorare in uno studio legale significa, spesso, correre contro il tempo.

La giornata di un avvocato è scandita da impegni serrati, udienze in Tribunale, deposizioni, incontri di lavoro e riunioni, fino agli appuntamenti e alle consulenze che vanno garantite ad ogni cliente.

A questa parte vanno poi aggiunte le innumerevoli ore di studio, di analisi, di progettazione sia dell’accusa che della difesa, delle consultazioni di tutti i Codici e le sentenze pregresse… tutto quello che occorre, per svolgere al meglio il proprio lavoro.

In questo pot-pourri di impegni, una buona organizzazione interna è quantomeno necessaria. Ogni avvocato dovrebbe essere messo nelle condizioni di lavorare al meglio, senza doversi preoccupare di programmare un’agenda, spostare impegni, trovare troppi orari sovrapposti che non gli consentono di concentrarsi realmente su ciò che sta facendo.

Lo “zoccolo duro” di uno studio avvocati è la segreteria organizzativa, costituita da assistenti che conoscono bene i tempi della burocrazia, della pubblica amministrazione, delle udienze e dei colloqui.

Assumere o formare il personale per l’organizzazione dello studio legale è imprescindibile.

In un ufficio legale formato da diversi avvocati, come spesso accade, una buona gestione della segreteria è garanzia di successo per il lavoro interno e per la soddisfazione dei clienti, i quali, già ansiosi per le questioni che li portano a rivolgersi ad un avvocato, si rasserenano nel trovare uno studio che rispetta gli orari e le scadenze, e non li faccia sentire abbandonati o trascurati.

Di cosa deve occuparsi la segreteria di uno studio legale?

  • Gestire la corrispondenza, sia cartacea che e-mail -inclusa la posta certificata-. Ogni comunicazione dall’esterno va smistata prontamente al diretto interessato, in busta chiusa o aperta, a seconda delle disposizioni ricevute da ogni avvocato.
  • Organizzazione dell’agenda. Appuntamenti, udienze, riunioni, consulenze. Non solo in base agli impegni del singolo avvocato, ma anche in relazione a quelli degli altri avvocati presenti nello studio, che possono essere coinvolti in alcune sfaccettature specifiche.
  • Organizzazione agenda clienti. Dare un appuntamento ad un cliente non basta: bisogna informarlo su ciò che occorre per presentare le sue richieste e assicurarsi di ricevere per tempo tutta la documentazione. Questo taglia nettamente le attese e fa risparmiare molto tempo, e alleggerisce così il lavoro dell’intero team.
  • Tenere traccia delle spese. La gestione dei pagamenti prevede una registrazione attenta, così da non incappare in contraddizioni e incongruenze al momento del pagamento finale. La parcellazione va eseguita con l’attenzione dell’avvocato, che dovrà confermare ogni fattura emessa.