Archiviazione dei documenti: una delle fasi più delicate per lo studio legale

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Archiviazione dei documenti: una delle fasi più delicate per lo studio legale

L’archiviazione e la gestione dei documenti è una delle fasi più delicate e importanti di uno studio forense.

Sui documenti, gli atti, i codici e le annotazioni risiede tutto il lavoro di un avvocato. Rappresentano il supporto digitale e cartaceo di cui ha bisogno per svolgere il proprio mestiere. Con la digitalizzazione, tutti questi documenti vengono archiviati in software condivisi su tutti i computer di uno studio. Grazie alla rete, inoltre, possono essere condivisi anche tra smartphone, tablet e postazioni diverse dall’ufficio.

L’offerta di software per la gestione di un ufficio legale è oggi molto ampia, e il rischio di farsi affascinare da un programma incompleto è molto alto. Su cosa concentrarsi, quindi, per acquistare un programma online di archivio documenti con cui gestire interamente il lavoro in un ufficio di avvocati?

Le componenti fondamentali da verificare sono essenzialmente tre:

  •  l’organizzazione della gestione e dell’archiviazione documentale. Il modo in cui gli archivi sono catalogati cambia di software in software. E’ importante, anche attraverso l’uso di diverse demo, trovare quello che più si avvicina al nostro modello di studio e alla gestione già presente in ufficio. È inoltre utile capire come questi documenti sono condivisi, nel caso in cui, ad esempio, sia necessario inviare delle copie al clienti, in formati già predisposti che possono essere spediti direttamente dal programma di gestione stesso.
  • delega della responsabilità dei dati e dei sistemi tecnologici. In una parola, la normativa della privacy GDPR, oggi fondamentale per tutelare i dati sensibili dei clienti e delle cause in corso. La delega della responsabilità riguarda la gestione dei sistemi informativi, del trattamento dei dati personali e della sicurezza del software e dei suoi aggiornamenti. Una preoccupazione in meno, una sicurezza in più.
  • firma digitale. La gestione automatica della firma digitale è un annesso imprescindibile, in un’epoca in cui la maggior parte dei documenti allegati per ogni contenzioso o causa sono inviati al tribunale attraverso e-mail certificate, con risparmio di tempo e di carta stampata. La firma digitale assicura l’integrità e l’originalità di un documento; il software può gestire integralmente la firma e rende il procedimento più semplice.